海外出張についての駄文
この記事は
WMMC Advent Calendar 2022 - Adventar
の21日目の記事です．なんか数日更新止まっているようですが…．まあそんなこともありますよね()．自分も次の人より後に書いたことは黙っておきましょう()．
毎年Advent Calendarの時にしかブログを書いてないですね．ブログをまめに書くこと，そもそも進捗を出していないこと，最近は就活が忙しいことが原因ですが…．まあ細かいことは置いておきましょう()．
というわけで本題に入りましょうか．今回はもはや技術系の話でもない駄文なので適当に読み飛ばしてください．
０． 本日のお題
さて，この記事を読んでいるような方はおそらく理系の大学生当たりの方が多いのかなと思います(分析したことがないので適当)．そのような方だと，多くの方はB3かB4で研究室に所属し，研究をすることになるかと思います．すると，時々「学会」に行って発表してこいとボスから指令が入ることがあります．国内ならいいのですが，国外に行くとさあ大変！いろいろ準備が増えます．自分も今年の夏に学会に参加してきて，だいぶ大変だったことを覚えています．そんな海外出張の準備についてのお話を，自分の体験談を交えながら雑にお話していきましょう．
１． Abstract, Draftの提出
学会によって申し込みの手順や時期は異なり，出すものも変わります．私の場合だと，夏開催の学会でしたが，年あけごろにAbstractの提出締め切り，2月ごろにDraftの提出締め切りがありました．Abstractは論文の冒頭についている内容要約みたいなやつで，Draftは普通の論文みたく，10Pほど書きました．2月だったので卒論とかぶり，だいぶ大変でしたが…．学会によってはAbstractが実質Draftで2Pだったり，AbstractなしでDraftのみだったりと，いろいろありますので自分で参加する学会については確認しましょう．
ここでのポイントは「まず図のリストを作る」ことですかね．分野にもよりますが，僕の分野では大体10Pの論文だと5P分くらいは図で埋まります．本文も図の説明をする流れになるので，図を作りこむことが割と大切だったりします．最悪これができていれば文章は一気に書けるのでここに時間をかけましょう．
あと英文校正はお金払ってやるのがいいのではないでしょうか．帰ってくる期間によって料金が変わるので，上司と相談の上，英文校正にかかる時間を逆算して締め切りを設定しましょう．あと会計処理を忘れないように．
私の場合ですが，10PのDraftの本文は大体2週間弱で完成させた感じです．図のリストはほぼ出来上がっていたこと(多少修正は加えましたが)，内容もほぼ出来上がっていたこと，過去に自分の研究班で書かれたDraftが多数残っており，実験装置や数値計算法など，内容が参考にしやすかったこともあるので，初めて書く英弱勢ではこれが最速ラインなのではないでしょうか(うぬぼれ)．個人的にはもう少し余裕を持ちたかった記憶があります．この2週間の間に研究室内でOKをもらい，その後英文校正に出しました．英文校正もだいぶ赤入りましたが，致命的ではなかったので1日で直し，提出にこぎつけています．
以上を考えると，Draft作成には英文校正込みで3~4週間は確保できるとそこそこ余裕を持てる気がします．また，学会発表を考えている方は，必ず使う図(実験装置とか)については平時から用意しておくとよいのではないでしょうか．慣れてくればもっと短くできるんでしょうけどね…．慣れてなくても短期間でやる人は割といますが，だいたい死にかかっている印象があります()．
この後学会のほうでの内容確認(査読というほどでもないのか…？)があり，何点か修正事項を求められます．反映させるとともに，回答書を作成する必要があります．量が多い学会から少ない学会までまちまちですが，きたら速攻処理するのが吉です．大体期限短いので…(確か1,2週間だった気がする)．
２． 動画撮影
パンデミックのせいもあり，ここ数年オンライン学会が普及しました．だいぶ対面に戻ってきましたが，それでもオンライン学会の名残なのか，動画提出を求められることがしばしばあります．僕の場合もそのパターンで，事前動画提出をしました．これが割と大変だったのでコメントしておきます．
まず，最初にやるべきことは「動画提出を求められていないか，逐次確認すること」です．後述しますが，英弱勢が他の業務と並走しながら準備をすると1か月あっても足りません．冷静に日本語発表でも，時間制限ありのちゃんとした発表を，1週間で準備から本番までやり切ることは，学生には大変ではないかと思います．間違っても期限前日に気づくことがないよう，毎日確認してください．僕の場合はある日突然連絡があり，1か月後が提出期限でした．すぐに気づいたのでそこそこ準備期間はありましたが結構大変でしたね…．
さて，実際の動画作成についてもコメントしましょう．とはいえこういうのはいい資料がたくさんネットにあるので，自分の経験から何点かコメント．例外はだいぶあります．
スライド作成は，すでに図のリストがあると思うのでそこまで大きく時間はかからないはずです．Gif動画に差し替えるため作り直した部分もありましたが，とはいえ全体像をざっと作るのは大変ではないです．ただ，後述する理由で2点ほど注意しておいてください．「説明に使う大切な図はスライド下側に置くことは避ける」「Draftに使った図はすべて使おうとは思わない」これだけ注意してください．
次に台本です．私としてはあまり作りたくないですが，初の英語学会で，時間制限があるのに台本無しはさすがに厳しかったです．話すペースとかはいろいろ調べたり自分でも測定したりして調整してください．ここで先ほどの「Draftに使った図はすべて使おうとは思わない」が絡みます．英語がペラペラな方は読み飛ばしてください．一般的な英弱勢だと，言いたいこと全部は言い切れないです．下手すると日本語で言えることの半分くらいしか言えません．なので，一般的なスライド目安枚数よりも少なめにスライドを作成し，話す内容も絞って，ほんとうに話のコアだけを話しましょう．それでも最初時間オーバーすると思います．
最後に練習です．が，これが曲者…．研究室生活でスライド作成などは割とやってきていると思うので，早い人はここまではさっくり終わってしまうと思います．しかし，実際にスライドを使って発表練習をすると，全然読み終わらなかったり，台本が覚えられなかったり，スライドにぼろが見つかったりします．動画撮影の場合だと台本読めますが，割と棒読みになりやすいので，後々のことも考え，ある程度は覚えたほうが便利です．しかも録音できるので自分の発音の下手さも耳につく…．撮り直しの無限ループに入ります．対策としては，もう「余裕を持っておく」ことにつきます．練習時間を確保しましょう．個人的には台本修正込みで2週間練習しましたが，うまくならなかったです()．練習方法としては，読み上げアプリを使用するといい感じに発音練習ができるので個人的にはおすすめです．
動画撮影は様々な方法がありますが，スライドごとに撮り直しができる「Power Pointの録画機能」がおすすめです．ただ，自分が使いやすいものを使ってください．新しいソフトを勉強している時間があったら練習したほうがいいです．
３． 航空券手配，その他事務作業
学会の日程が決まったら航空券の手配をしましょう．なんか僕の学会はサイレントで日程が変更されたことがあったので，会場ホテルが確定してからと，割と迫ってきてからとりましたが，近くなればなるほどお値段が上がり，便も限られます．なるべくはやくとりましょう．
安い方がいいのは大学からの補助などの関係があります．私の大学は補助が比較的手厚く，また事務の方の尽力により相当額を出していただけましたが，ちょうど円高に，どっかの独裁者のせいで燃料サーチャージが上がったりして，だいぶ予算面で苦労しました．学校によってはオーバーすると自腹になったり，研究費を削るのを嫌がって出張自体が流れたりします．もったいないので，できるだけ安いうちにとりましょう．
事務関係は大学や行先によってかなり違うので割愛．帰ってきてからもあるので大変なんですが…．ただ，コメントしておくと，「保険関連は確認を忘れずに」「飛行機を利用する際は航空券をなくさないように」ということですかね．
航空券の取り方は価格もありますが，他には「ロストバッゲージをしない」というのもファクターに入れるといいのではないでしょうか．遅延などやむを得ない理由でロストバッゲージは発生しますが，なぜか発生率の高いエアライン，あるいは経由空港というものが存在します．慣れている方は別として，初海外出張でこれはパニックになります．できるだけ避けるためにも，「可能な限り直行便を選択」「ない場合は日系はじめ，サービスのよいエアラインを選ぶ」をお勧めしたいですね．何より，乗り継ぎ時間には余裕を(やはり2時間～2時間30分あると安心…かなあ…)．
なんでこんな話をするかって？次読むとわかります()．
４． 荷物
そろそろ直前の話をしましょう．ここで一番重要なことは「大切なものは絶対に預入にしないこと」です．飛行機の乗換がある場合，「ロストバッゲージ」という脅威があります．私は帰りの飛行機でやられました．帰りだった上，翌々日には届いたのでよかったのですが，それでもPCの充電ケーブルや洋服など地味になくて困るものが出ました．（なんとなく嫌な予感がして普段着用のベルトだけ手荷物に入れておいたから帰ってきた後普段着が普通にきれたっていうのは別の話）．これが，もし大体の荷物を預入，適当にTシャツ短パンで飛行機に乗って，ロストバッゲージをすると…？あまり想像したくないことになると思います．なので，最低限以下の点には気を付けましょう．
あとは機内での暇つぶしの一環で，印刷した発表資料を持ち込んで練習できるようにするといいかもしれません．
５． 現地情報収集
調べるべきことは多岐にわたります．空港からホテル，会場までのアクセス，会場から推測される部屋のサイズなど…．ただ，今一番調べるべきは，検疫関連でしょう．最近はだいぶ制限がゆるくなりましたが，パンデミックのせいで入国がめんどい国は割とまだありそうですね．また，制限がないように見えても，入ってから抽選で検査しろとか言われたりする可能性もあります．可能性レベルまで入国についても情報を集めましょう．これは国や時期によって違うので，私の場合の体験談を．
- 事前に入国目的やワクチンの接種証明等を渡航先の国公式アプリで登録，登録料も支払う(これをやらないと飛行機にすら乗れない)
- 入国直後に無作為抽出検査に引っかかる→学会の合間を縫って検査に
- 日本に帰るための検疫アプリに登録，帰国用検査を受ける(自費)→アプリに障害が起きたため時間をおいて登録
だいたいおきた出来事はこんな感じですが，事前調査をしておくと楽だったなあ，というのが感想です．1点目は問題なかったのですが，2点目では検査できる場所がわからなくて空港での乗り継ぎ時間に慌てて調べたのを覚えています．事前に調べられもしたんですがね…．3点目も直前になって検査を受けたのでだいぶ焦りました．時間には余裕をお持ちください．
あと，学会の合間に観光をしたいときも多少は調べとくと現地での時間を有効に使えますね．ガイドブックとか適当に買って，飛行機内で見ておくといいのではないでしょうか．
少しだけ振れた会場の部屋サイズに関連して，当日の発表の注意ポイントも軽く触れておきます．ここについてはほかに有力な情報はググればいくらでも出てくるので，自分の最大の反省点から．
先述しましたが，「スライドの下のほうには重要な図を入れないほうがいい」ということがあります．大きい会場なら特に問題ないんですが，小さい会場だと，スクリーンの位置が低いことがしばしばあります．この時，下のほうに重要な情報を含む図があっても，見えないので理解してもらえないです．図の下側には，カラーバーや図の注釈など，見えなくても何とかなる情報に抑えたほうがいいです．この点，リモートのほうがそういう配慮が必要なくて楽でしたね…．
もう一点は「スライド記載の説明や注釈は細かく丁寧に」ということです．特に自分はややマイナー分野だったので，背景説明にだいぶ時間を割かないとわかってもらいにくい，ということは強く感じました．また，スライドに注が多く，背景から丁寧に説明をしておくと，聞き手がわかりやすく感じてくれます．自分が聞いていても，英語が聞き取れなくてわからん！というときに，注がおおいスライドは，スライドを見るだけで理解できるのでだいぶ楽でした．このあたりも配慮できるといいかもしれません．
６． まとめ
内容のない駄文でしたがいかがでしょうか．今回の内容をまとめると
- Draft執筆，動画作成ともに時間がかかるので，初めての方は1か月程度の余裕を持ったスケジュールを．
- 航空券はできるだけお早めに．事務処理もしっかりやりましょう．
- ロストバッゲージを想定した荷物づくりを
- パンデミックは終わっていないので情報収集はしっかりと
といった感じですね．正直一番効率的な学費回収方法()ですし，他の人の話を聞くのは勉強にもなるので一度海外発表をやってみてもよいのではないでしょうか．行かれる方のご参考になればと思います．
明日(すでに出てますが)の記事は，たなぽーと君の
自己紹介＆自作クラシックマウス迷路について - たなぽーとの気まぐれブログ
です．…？迷路作ってる？すごいなあ…．ぜひお読みください．
